Trợ lý giám đốc là vị trí nhận được nhiều sự quan tâm từ trước đến nay. Đây được đánh giá là một công việc có nhiều tiềm năng và là mục tiêu hướng đến của nhiều bạn trẻ hiện nay. Vậy công việc của trợ lý giám đốc bao gồm những gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

  1. Trợ lý giám đốc là gì

Trợ lý giám đốc là người luôn đồng hành cùng giám đốc trong công việc, hỗ trợ, sắp xếp và đảm bảo công việc hàng ngày của giám đốc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Nói cách khác, họ chính là “trợ thủ” đắc lực cho giám đốc.

Trợ lý giám đốc phải tích lũy nhiều kiến ​​thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng ngành để làm tốt công việc được giao. Ngoài ra, ở vai trò này, bạn phải luôn chủ động và sắp xếp lịch trình cho mọi công việc, nhất là khi vắng mặt giám đốc.

  • Công việc của trợ lý giám đốc

Tùy theo yêu cầu của từng tổ chức, doanh nghiệp mà những người ở vị trí trợ lý giám đốc sẽ phải thực hiện các công việc khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, công việc của một trợ lý giám đốc bao gồm:

Thay mặt giám đốc tiếp khách hàng và tổ chức các sự kiện của công ty, doanh nghiệp.

Sắp xếp lịch làm việc của giám đốc, lên kế hoạch cho các cuộc họp, các buổi gặp mặt.

Xây dựng hành trình và lịch trình cho giám đốc, bao gồm: đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện đi lại và đặt chỗ ở.

Trả lời cuộc gọi, gửi tin nhắn cho các bên liên quan, xử lý email và các tin nhắn quan trọng đến.

Quản lý tài liệu giấy và điện tử.

Triển khai và tiếp nhận công việc từ cấp trên cho bộ phận.

Báo cáo thường xuyên hoặc đột xuất cho giám đốc / các bộ phận khác.

Theo dõi tiến độ các dự án công việc của công ty và các vấn đề liên quan đến nhân sự, đồng thời hỗ trợ chuẩn bị ngân sách và giám sát ngân sách.

Đại diện cho giám đốc ra quyết định khi cần thiết và theo dõi tiến độ thực hiện công việc.

Ở các công ty nhỏ, hầu hết các trợ lý giám đốc cũng chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, chẳng hạn như đăng quảng cáo tuyển dụng, sàng lọc ứng viên và trực tiếp tham gia phỏng vấn.

Hoàn thành các dự án do giám đốc giao đúng thời hạn.

Nghiên cứu, báo cáo, xử lý các tình huống bất ngờ và phức tạp; đàm phán, thương lượng với khách hàng và dự đoán nhu cầu kinh doanh.

Đưa ra nhận xét và nếu cần thiết, đề xuất các cải tiến quy trình.

  • Kỹ năng cần có của một trợ lý giám đốc

Kỹ năng ứng xử: Vì thường xuyên tiếp xúc với nhiều người nên trợ lý giám đốc phải là người ăn nói lưu loát, khéo léo trong công việc và ứng biến nhanh giúp công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Đồng thời, đối với đối tác, cư xử khéo léo sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp.

Khả năng ngoại ngữ: Thành thạo ngoại ngữ là một lợi thế lớn đối với các ứng viên ứng tuyển các vị trí trong trợ lý giám đốc. Với mức độ quốc tế hóa cao như hiện nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều hợp tác với các đối tác nước ngoài.

Vi tính văn phòng: Thành thạo các công cụ văn phòng sẽ giúp trợ lý giám đốc nhanh chóng hoàn thành các công việc liên quan đến hồ sơ như chuẩn bị tài liệu, báo cáo, chứng từ, hợp đồng, thư từ,…

Kỹ năng quản lý thời gian: Với lịch trình công việc bận rộn hàng ngày, người trợ lý cần tối ưu hóa việc sắp xếp, tiết kiệm thời gian và công sức, hoàn thành công việc hiệu quả và năng suất cao.

Ra quyết định: Vì công việc của trợ lý giám đốc là thường xuyên thay mặt sếp giải quyết những công việc đột xuất khi sếp đi vắng. Vì vậy, họ phải có khả năng suy luận nhanh chóng và đưa ra quyết định một cách dứt khoát và chính xác.

Trở thành trợ lý giám đốc có thể là một thách thức rất lớn đối với bất kỳ ai. Vì vậy, nếu bạn đang tìm việc làm trợ lý giám đốc, hãy suy nghĩ thật kỹ và đưa ra lựa chọn đúng đắn cho mình. Hy vọng bài viết công việc của trợ lý giám đốc trên đây sẽ giúp ích cho bạn.